La gestion des propriétés locatives peut rapidement devenir un défi, notamment en ce qui concerne les demandes de maintenance. Lors de mes débuts, chaque appel ou message d’un locataire signalant un problème perturbait ma semaine. Je devais jongler entre la recherche d’un prestataire, le suivi des devis et la gestion des factures, engendrant un chaos difficilement soutenable.
Pour éviter cette situation, il est essentiel de mettre en place une procédure opérationnelle standard (POS) régissant la gestion des demandes de maintenance. Cette approche permet d’éliminer l’incertitude lors des urgences et de structurer le processus de manière à ce qu’il soit facilement reproductible par tout membre de l’équipe, ou même par un assistant virtuel.
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Les avantages d’une procédure standardisée
Sans une POS bien établie, même les problèmes mineurs peuvent rapidement dégénérer en situations ingérables. Une demande peut se perdre dans votre boîte de réception, un prestataire peut oublier d’envoyer sa facture, et les réparations peuvent prendre plus de temps que nécessaire. Cela entraîne non seulement des désagréments pour vous, mais aussi pour vos locataires, qui peuvent se sentir négligés face à des retards de maintenance.
Les conséquences d’un manque de procédure ne se limitent pas à des désagréments. D’un point de vue financier, le suivi des dépenses devient complexe, rendant difficile la prévision des budgets ou la justification de l’historique des réparations pour des motifs d’assurance ou fiscaux. Ainsi, vous vous exposez à un stress inutile et à une inefficacité évitable grâce à un processus simple et clair.
Comment établir une procédure efficace
En instaurant une procédure standard pour chaque demande de maintenance, vous vous assurez que rien ne passe inaperçu. Vous aurez une visibilité claire sur l’état des réparations, qu’il s’agisse d’un robinet qui fuit ou d’un chauffage défectueux.
Avec une procédure en place, vous évitez les décisions répétitives. Vous ne perdrez plus de temps à déterminer la prochaine étape, chaque demande ayant déjà un chemin tracé. Cela devient d’autant plus précieux lorsque vous gérez plusieurs unités ou embauchez du personnel pour vous assister.
Le rôle de RentRedi dans la gestion des demandes de maintenance
RentRedi simplifie le processus de demande de maintenance des locataires, car tout peut être géré directement dans l’application, depuis la soumission d’une demande jusqu’à la finalisation des réparations. Lorsqu’un locataire soumet une demande via l’application, plusieurs actions automatiques s’enclenchent, réduisant ainsi la nécessité de communications incessantes par texto ou par e-mail.
Une fois la demande reçue, il est primordial de l’examiner attentivement pour évaluer son degré d’urgence et le type de réparation nécessaire. Demander à votre locataire d’inclure des photos et des détails dans sa soumission vous procure des informations précieuses pour diagnostiquer le problème et identifier le bon prestataire à contacter.
Suivi et documentation
Après avoir examiné la demande, vous pouvez la transmettre au prestataire approprié. RentRedi permet d’assigner un prestataire de votre choix ou d’utiliser leur service intégré disponible 24/7. À ce stade, il est essentiel de s’assurer que la demande progresse comme prévu, afin de tenir toutes les parties informées et d’éviter les appels téléphoniques inutiles.
Une fois le travail achevé, il est crucial de vérifier que le problème est effectivement résolu avant de clore la demande. Un bon suivi documentaire vous protège lors de la saison fiscale et vous aide à évaluer la performance de vos propriétés. En conservant des enregistrements précis de vos dépenses de maintenance, vous vous assurez de ne pas perdre de vue les coûts de réparation et d’obtenir des déductions fiscales précieuses.
Prévenir les problèmes futurs
Pour éviter cette situation, il est essentiel de mettre en place une procédure opérationnelle standard (POS) régissant la gestion des demandes de maintenance. Cette approche permet d’éliminer l’incertitude lors des urgences et de structurer le processus de manière à ce qu’il soit facilement reproductible par tout membre de l’équipe, ou même par un assistant virtuel.0
Pour éviter cette situation, il est essentiel de mettre en place une procédure opérationnelle standard (POS) régissant la gestion des demandes de maintenance. Cette approche permet d’éliminer l’incertitude lors des urgences et de structurer le processus de manière à ce qu’il soit facilement reproductible par tout membre de l’équipe, ou même par un assistant virtuel.1